Telefonanlagen für Unternehmen

 In Allgemein

Kommunikation ist für alle Unternehmen ein essentielles Thema. Telefonanlagen, die als Vermittlungseinrichtung die Verbindung zwischen öffentlichem Telefonnetz und betriebsinternen Nebenstellen herstellen, müssen entsprechend hohe Anforderungen erfüllen. Ob Telefon, Fax oder Anrufbeantworter – an der Telefonanlage laufen alle „Fäden“ zusammen.

 

Telefonanlage – was versteht man eigentlich darunter?

Sogenannte Netzbetreiber stellen alle nötigen Voraussetzungen für das Telefonieren mit dem Telefonnetz bereit. Genutzt werden kann das Telefonnetz allerdings nur mit einer Telefonanlage, die mit Amtsleitungen mit dem Betreibernetz verbunden wird. Der benötigte Umfang einer Telefonanlage ergibt sich aus den persönlichen Anforderungen des Nutzers.

 

Welche Telefonanlage für welchen Zweck?

Ein Haushalt, in dem relativ selten telefoniert wird, kommt sich mit einem analogen Anschluss ohne weitere Nebenstellen bestens zurecht. Soll gleichzeitig das Internet genutzt werden, so ist in diesem Fall ein Router als Ergänzung notwendig. Für Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter den Anschluss nutzen, ist eine ISDN-Telefonanlage mit mehreren Nebenstellen empfehlenswert.

Tipp: Für Unternehmen, bei denen eine Kostenersparnis im Vordergrund steht, sollten sich mit der VoIP-Technologie anfreunden.

 

Merkmale und Einrichtung einer Telefonanlage

Moderne Telefonanlagen lassen sich heutzutage bequem über das gängige Betriebssystem des Unternehmens einrichten. An den Nebenstellen lassen sich so die Endgeräte individuell konfigurieren. Meist werden zentrale Annahmestellen eingerichtet, von denen die Anrufe an die zuständige Nebenstelle weitergeleitet werden. Mit einer leistungsstarken Telefonanlage wird die Arbeit in Sachen Kommunikation viel effizienter.

 

Welche Aufgabe muss eine Telefonanlage erfüllen?

Die Telefonanlage dient als Vermittlungsschnittstelle zwischen dem internen, betrieblichen Netzwerk aus diversen Endgeräten sowie der Herstellung der externen Verbindung dieser Endgeräte mit dem öffentlichen Telefonnetz. Die Verbindung kann über eine oder mehrere Leitungen erfolgen.

 

Telefonanlagen in der gewerblichen Nutzung

Telefonanlagen in Unternehmen müssen eine höhere Zahl nutzbarer externer und interner Leitungen bewältigen. Zusatzfunktionen wie das Halten von Gesprächen, das Anklopfen und die Möglichkeit, Gespräche in der Gruppe zu führen, sind für den betrieblichen Ablauf unverzichtbar.

 

Welche zusätzlichen Funktionen sollte eine hochwertige Telefonanlage aufweisen?

In der Regel verfügen moderne Telefonanlagen über praktische Zusatzfunktionen. So können bei den meisten Modellen

  • Kurzwahl-Nummern gespeichert werden
  • die Rufnummernübermittlung ein- und ausgeschaltet werden
  • eine Rufumleitung eingerichtet werden
  • Konferenzschaltungen getätigt werden
  • eine Anklopf-Funktion genutzt werden
  • Anruferlisten gespeichert werden.

Zudem können meist Mobilfunkgeräte über spezielle Gateways mit der Telefonanlage verbunden werden. So sind Mitarbeiter jederzeit erreichbar, auch wenn sie sich nicht am eigentlichen Arbeitsplatz befinden. IP-Telefonie, bei der die Anlagengeräte mit dem Internet vernetzt sind, ist bei den modernen Telefonanlagen bereits Standard. Kostenlose VoIP-Telefonie ist somit ebenfalls möglich.

 

Welchen Vorteil bringt eine Telefonanlage dem Unternehmen?

In erster Linie zieht die Zusammenlegung mehrerer Endgeräte in einer Anlage eine gewisse Kostenersparnis mit sich. Für ein Unternehmen, in dem täglich mehrere Mitarbeiter Telefonate mit Kunden und Geschäftspartnern tätigen müssen, ist der Kostenfaktor natürlich von großer Bedeutung. Statt mehrere Anschlüsse finanziell zu unterhalten, wird bei einer Telefonanlage nur ein Zugang zum internen Telefonnetzwerk benötigt. Die intensive Nutzung dieses Anschlusses sowie die kostenlose Verteilung der Gespräche zwischen den Nebenstellen halten die Kosten insgesamt niedriger.

 

Was sollte bei der Planung einer Telefonanlage bedacht werden?

Der wichtigste Aspekt bei der Planung stellt die gewünschte Kapazität der Telefonanlage dar. In der Regel kann nämlich nur eine begrenzte Anzahl von Nebenstellen mit der Telefonzentrale verbunden werden. Bei der Auswahl einer Telefonanlage sollten freie Kapazitäten für das Unternehmenswachstum eingeplant werden. Denn wenn die Geschäfte gut laufen, kann es sein, dass sehr schnell mehr Nebenstellen und externe Leitungen benötigt werden. Modulare Anlagen, bei denen externe und interne Leitung mittels Steckkarten und Software-Updates problemlos aufgestockt werden können, sind für expandierende Unternehmen eine gelungene Lösung.

 

Welche Telefonanlage passt zur gewünschten Netzanbindung?

Eine wichtige Frage bei der Planung einer neuen Telefonanlage stellt sich bei der Netzanbindung. Im Geschäftsleben wird das digitale Telefonnetz ISDN bevorzugt, da es eine stabile Verbindungsqualität und bewährte Technik liefert. Der Trend geht allerdings weg von analogen und konventionellen digitalen Festnetzanschlüssen hin zur IP-Telefonie. Die internetbasierte Telefontechnik spielt sich nicht nur durch den möglichen Spareffekt, sondern auch durch eine verbesserte Verbindungs- und Sprachqualität in den Vordergrund. Eine flexible Telefonanlage sollte für VoIP-Funktionen gerüstet sein.

 

Welche Funktion haben Amtsleitungen?

Der Netzbetreiber stellt in der Telekommunikation ein flächendeckendes Netz als Basiskomponente bereit. Die Verbindungen zu den Nutzern, welche mit der entsprechenden Telefontechnik die Voraussetzungen für eine funktionierende Telefonie schaffen müssen, werden über die Amtsleitungen mit dem Netzbetreiber verbunden. Die Amtsleitungen ermöglichen also erst den Zugang zum heimischen oder gewerblichen Telefon und anderen Endgeräten. Mit verschiedenen Techniken wie DSL kann die Leistung der Amtsleitungen verbessert werden.

 

Wo liegt der Unterschied zwischen analogem Anschluss, ISDN und VoIP?

Die Anbindung einer Telefonanlage an das öffentliche Netz kann auf unterschiedlichem Weg erfolgen. Im Fall von analogem und ISDN-Anschluss wird das Telefonnetz genutzt, während bei der VoIP-Technologie eine Internetverbindung genutzt wird. Für VoIP muss allerdings sichergestellt werden, dass Daten mit einer ausreichenden Geschwindigkeit, und zwar in beide Richtungen, übertragen werden können. Ansonsten käme es zu einer instabilen Verbindung, die ein Telefonat empfindlich stören kann. Die Endgeräte werden bei VoIP-Anlagen mittels LAN-Netzwerk mit der Telefonanlage verbunden.

 

Lohnt sich ein Festnetz eigentlich noch?

Viele jüngere Menschen verzichten heutzutage auf einen Festnetz-Anschluss und kommunizieren ausschließlich mit dem Smartphone. Für Unternehmen ist das althergebrachte Festnetz aber immer noch eine sehr wichtige Ergänzung. Mit einer Flatrate und der entsprechenden Technik kann rund um die Uhr telefoniert werden, ohne zu hohe Kosten befürchten zu müssen. So können Unternehmen kostengünstig Kundenhotlines unterhalten, die den perfekten Service bieten.

 

Welche technischen Anforderungen werden an Telefonanlagen gestellt?

Primär hängt die Wahl einer Telefonanlage von den betrieblichen Anforderungen ab. Wer die Kommunikation in größeren Betrieben erheblich effizienter gestalten möchte, sollte gleich auf die VoIP-Technologie setzen. Mit der Telefonie über das Internet sind die Zeiten hoher Telefonkosten und schlechter Auslandsverbindungen vorbei. Zudem lassen sich auch klassische Telefone problemlos einbinden, so dass für Voice-Over-IP nicht zwingend ein Computer gebraucht wird. Für kleinere Unternehmen mit Expansionsplänen ist eine solche Anlage ideal, da ohne Probleme aufgerüstet werden kann.

 

Telefonieren übers Internet – welche Technik steckt dahinter?

Im Gegensatz zur klassischen Telefonverbindung werden für die VoIP-Telefonie keine Telefonkabel, sondern die Internetkabel für die Verbindung genutzt. Spezielle IP-Telefone können direkt an die Telefonanlage angeschlossen werden. Die Gesprächsinformationen werden mit Hilfe eines Internet-Protokolls als digitalisierte Datenpakete übertragen.

 

Welche Endgeräte können bei einer VoIP-Telefonanlage genutzt werden?

Unterschiedliche Gerätetypen sind für die Verbindungsherstellung bei der Internettelefonie geeignet. Unterschieden wird hauptsächlich zwischen Softphone und Hardphone. Bei einem Softphone handelt es sich um eine spezielle Software, die es ermöglicht über einen Computer oder ein Laptop zu telefonieren. Ein Mikrofon und ein Lautsprecher sind die einzigen Voraussetzungen, die ein Computer mitbringen muss, um über das Softphone zu telefonieren. Mit einem Headset wird das Telefonieren zu einer bequemen Angelegenheit, da die Hände für andere Tätigkeiten frei bleiben.

Mit einer entsprechenden App können auch Smartphones zu einem Softphone aufgerüstet werden.

Als sogenannte Hardphones sind IP-Telefone anzusehen. Im Wesentlichen sehen diese Telefone wie die „normalen“ Telefonapparate aus. Allerdings verfügen IP-Telefone über einen Netzwerkanschluss, über den die Verbindung mit dem Internet hergestellt wird. Klassische analoge und ISDN-Telefone lassen sich mittels Adapter ebenfalls als Hardphone für die VoIP-Telefonie konfigurieren.

Es muss besonderer Wert auf Kompatibilität gelegt werden, da viele VoIP-Telefonanlagen nur bestimmte Betriebssysteme unterstützen.

 

Wie funktioniert eine ISDN-Telefonanlage?

Bei ISDN-Telefonanlagen wird über ein digitales Netz kommuniziert. Ein ISDN-Anschluss (Integrated Services Digital Network) ermöglicht es, verschiedene Endgeräte parallel zu nutzen. Entsprechend sind separate Anschlüsse für Telefon, Fax und Internet nicht mehr notwendig. Die Übertragung von Sprache, Daten, Text und Bildern erfolgt durch die Digitalisierung. Telefonieren und Surfen im Internet sind mit nur einem Anschluss möglich.

Man unterscheidet beim ISDN zwischen Basis-Anschluss und Primärmultiplex-Anschluss. Für Unternehmen ist letzterer die bessere Alternative.

 

Reicht nicht eine analoge Telefonanlage?

Heutzutage gilt die analoge Telekommunikation als überholt. Schließlich sind digitale Anlagen sehr viel schneller und effizienter. Trotzdem bevorzugen einige Unternehmen die analoge Telefonanlage immer noch. Die Telefonleitung, über die die Signale über einen physikalischen Träger elektrisch übertragen werden, ist also noch nicht wirklich ausgemustert.

 

Analoge Telefonanlage – wie funktioniert sie?

Eine analoge Telefonanlage verbindet mehrere Endgeräte mit einer kostenpflichtigen Amtsleitung. Im Innern der Telefonanlage wird die Amtsleitung gesplittet und so auf verschiedene Teilnehmer aufgeteilt. Je nach Ausstattung der Telefonanlage können bis zu acht analoge Nebenstellen für eine Amtsleitung eingerichtet werden. Werden mehr Nebenstellen benötigt, so muss eine weitere Amtsleitung zugeschaltet werden, die ebenfalls in acht Nebenstellen gesplittet werden kann.

 

Welchen Vorteil bringt eine analoge Telefonanlage heute noch mit?

Eine analoge Telefonanlage kann auch bei einem Stromausfall leicht weiter betrieben werden. Während andere Telefonanlagen komplett von der Außenwelt abgeschnitten werden, benötigt die analoge Anlage einzig ein kleines Notstromaggregat an der Vermittlungsstelle, um weiter telefonieren zu können.

 

Kann eine analoge Telefonanlage erweitert werden?

Da die analoge Telefonanlage nur eingeschränkte Möglichkeiten in Sachen Sprach- und Datenverbindung bietet, sollten Unternehmen auf eine DSL- oder ISDN-Erweiterung zurückgreifen, um die Telefonanlage flexibler nutzen zu können.

Mit Hilfe eines DSL-Routers können digitale Daten über die analoge Telefonleitung übertragen werden. Ein Splitter trennt in diesem Fall die eingehenden Signale in Daten- und Sprachsignale. Digitale Signale werden dann über das Modem bzw. den Router an den Computer weitergegeben und umgekehrt.

Wird ein ISDN-Anschluss mit der analogen Telefonanlage kombiniert, so verbindet ein NTBA-Adapter (Network Termination for ISDN Basic rate Access) die Anlage mit dem ISDN-Netz.

Natürlich wird mit der analogen Telefonanlage, die mit einem Internetanschluss erweitert wurde, auch die VoIP-Telefonie möglich. Allerdings wird dann die analoge Telefonleitung nicht mehr zum Telefonieren, sondern einzig für die Verbindung zum Internet genutzt.

 

Ist die Anschaffung einer Telefonanlage für mein Unternehmen rentabel?

Grundsätzlich lohnt sich die Anschaffung einer Telefonanlage für jedes Unternehmen, bei dem mehrere Mitarbeiter telefonieren müssen. Zwar handelt es sich zunächst um eine relativ hohe Investition, doch durch die Kostenersparnis beim Gesprächsaufkommen amortisieren sich die Anschaffungskosten recht schnell. Hinzu gerechnet werden, muss schließlich auch noch die Erleichterung der Kommunikation, welche sich durchaus umsatzfördernd auswirken kann. Die Arbeitsabläufe innerhalb des Betriebes lassen sich zudem besser steuern. Eine Investition in die Telefonanlage ist in jedem Fall lohnend und vorausschauend.

 

Lohnt sich die Anschaffung einer gebrauchten Telefonanlage?

Eine moderne Telefonanlage verursacht relativ hohe Anschaffungskosten. Viele Unternehmen denken daher über die Anschaffung einer gebrauchten Telefonanlage nach. In Einzelfällen kann sich der Kauf einer gebrauchten Anlage durchaus bezahlt machen. Allerdings besteht auch ein relativ hohes Risiko, da in den meisten Fällen keine Herstellergarantie mehr besteht. Zudem muss beim Kauf einer gebrauchten Anlage besonders die auf die Funktionalität der Geräte, die Kompatibilität zu vorhandenen Endgeräten und die technische Unversehrtheit der Zentrale geachtet werden.

Tipp: Eine gebrauchte Telefonanlage sollte nur angeschafft werden, wenn sichergestellt ist, dass notwendige Reparaturen problemlos durchgeführt werden können. Leider steht nicht in jedem Fall ein entsprechender Kundenservice zur Verfügung.

 

Können Handys in Telefonanlagen eingebunden werden?

Ja, dies ist grundsätzlich möglich. Diese Funktion nennt sich „Fixed Mobile Convergence” (FMC). Unternehmen können auf diese Weise die Handys und Smartphones von Mitarbeitern in die Telefonanalage in der Cloud einbinden und sie so in eine vollwertige Nebenstelle verwandeln.

 

Was kostet eine Telefonanlage heute?

Die Kosten für eine Telefonanlage sind abhängig von den Erfordernissen, dem Umfang und den Ausstattungskriterien. Kleinere Unternehmen scheuen häufig die höheren Anschaffungskosten der neuesten Modelle, doch sollte vorausschauend gewählt werden.

Eine preiswerte Telefonanlage mit geringer Kapazität kann schnell den wachsenden Anforderungen nicht mehr standhalten. Bei aufstrebenden Unternehmen lohnt es sich eine ausbaufähige Alternative zu wählen, auch wenn diese etwas höhere Anschaffungskosten verursacht. Grundsätzlich müssen Unternehmen mit Anschaffungskosten zwischen 1.000 und 10.000 Euro rechnen.

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