Kopiergeräte im Vergleich

 In Allgemein

Kopieren gehört in vielen Büros zu den täglichen Arbeiten. Die Kopien können hierbei auf die unterschiedlichste Art und Weise erstellt werden. Eine Vorlage kann mit Hilfe eines PCs eingescannt und über einen Drucker ausgedruckt werden. Sie kann aber auch in einem Copy Shop vervielfältigt werden. Die einfachste Variante ist es, sich einen eigenen Kopierer anzuschaffen. Gerade wenn häufig eine Vielzahl an Kopien erstellt werden müssen, ist ein Kopierer angebracht.

 

Welche Funktionsweisen bietet ein analoger Drucker?

Wer sich einen neuen Drucker zulegen möchte, der kann zwischen

  • der Digitaltechnik
  • der klassischen Analogtechnik

unterscheiden. Die klassische Analogtechnik bietet den Vorteil, dass diese Geräte günstig erhältlich sind. Anders als früher arbeiten Kopierer sehr leise und verströmen im Umkreis auch keine große Hitze mehr. Früher wurden die Geräte auf dem Flur oder in einem separaten Kopierraum aufbewahrt. Heute arbeiten die Geräte so leise, dass der Betrieb durch laute Kopiergeräusche nicht mehr gestört wird.

Für kleine Büros stehen kleine Tischkopierer zur Verfügung. Sie bestehen aus einer optischen Dokumentenerkennung, einer Linse, einer Trommel, einem Papiereinzugsfach und einem Spiegel. Hochwertige analoge Drucker erreichen eine gute Bildqualität. Ein einfacher Drucker ist nur dafür da, um Kopien zu erstellen. Weitere Funktionen sind nicht möglich. Damit eine optische Leseeinheit möglich ist, ist eine Mindestgröße des Gerätes notwendig. Bei einem analogen Gerät gibt es keinen Zwischenspeicher. Die Vorlage wird für jede einzelne Kopie neu abgelichtet. Das ist im Vergleich zu einem digitalen Gerät viel zeitaufwendiger.

TIPP: Wenn nur einzelne Kopien für den täglichen Büroalltag benötigt werden, dann reicht ein analoges Gerät aus. Es ist kostengünstig in der Anschaffung und häufig auch recht wartungsarm.

 

Unterschied zwischen analogen und digitalen Gerät

Die ersten Kopiergeräte auf dem Markt waren analoge Kopierer. Mit einer aufwendigen Optik und einem Spiegelsystem werden die Vorlagen direkt vom Gerät abgelichtet. Im gleichen Arbeitsgang wird die Bildtrommel mit Hilfe eines Spiegelsystems abgelichtet. Dabei wird der Toner auf das Papier angebracht.

Das Papier musste eine Zeitlang im Auffangschacht liegen bleiben, damit die Farbe auf dem Papier gut trocknen kann. Ansonsten verschmierte der Toner recht schnell, sodass der Kopiervorgang wiederholt werden musste. Anfangs waren Kopierer in ihrer Anschaffung sehr teuer. Das lag vor allem daran, dass die Installation innerhalb des Gerätes sehr aufwändig war.

Digitale Kopierer sind viel kostengünstiger. Es gibt sie in den unterschiedlichsten Preisklassen zu kaufen. Bei einem digitalen Kopierer wird die Vorlage mit einem hochwertigen Scanner digitalisiert. Das Bild wird direkt an das Druckwerk gesendet. Für den Druckertreiber gehört das zu den gewöhnlichen Druckaufträgen. Diese Technik ist in fast allen digitalen Kopierern vorhanden. Einige Geräte werden aber auch als Multifunktionsgeräte angeboten. Sie können nicht nur als Kopierer, sondern auch als Drucker verwendet werden. Der Drucker an sich benötigt hierbei keine eigene Hardware.

Bei einigen Geräten ist das Drucken nur eine Funktion. Andere Funktionen werden über den Druckertreiber geregelt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker handelt. Aus einem Scanner inklusive Drucker entsteht durch den Einsatz einer speziellen ISDN Karte und der passenden Software ein Multifunktionsgerät, das Drucken, Kopieren und Faxen kann. Mit diesem Gerät kann in einem kleinen Büro viel Platz geschaffen werden, da nicht alle Funktionen ein eigenes Gerät benötigen.

Häufige integrierte Funktionen:

  • Drucken
  • Scannen
  • Faxen
  • WIFI
  • USB

 

Wie funktioniert ein digitaler Kopierer?

Bei einem digitalen Drucker wird auf den Einsatz von Spiegeln und Linsen verzichtet. Diese Geräte bestehen im Prinzip aus einer Kombination aus Drucken und Scannen. Beide Techniken sind in einem Gehäuse vereint. Zwischen den beiden Komponenten wird der Datenaustausch mit Hilfe eines Zwischenspeichers geregelt. Dieser Zwischenspeicher wird als RAM bezeichnet.

Die Vorlage muss bei einem Digitalen Drucker nicht immer neu eingelesen werden. Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit, jedes Dokument individuell zu bearbeiten. Neben der Kopiermenge kann der Kontrast oder die Farbe geändert werden.

Die Lesbarkeit von Texten und die Druckqualität von Bildern kann somit optimal eingestellt werden. Direkt am Drucker kann eingestellt werden, ob die Vorlage mit Farbe oder im Schwarz-Weiß Stil gedruckt werden soll.

 

Was ist besser: Farbe oder Schwarz-Weiß?

Bei der Farbfähigkeit eines Kopierer kann zwischen Schwarz-Weiß Druck und Farbdruck unterschieden werden. Bei einem günstigen Einsteigermodell besteht häufig nur die Möglichkeit, dass die Vorlage nur in schwarz-weiß ausgedruckt werden kann. Werden hochwertige Farbkopien benötigt oder ein Zeitungsartikel in Schwarz-Weiß ausgedruckt, dann sollte vor einer größeren Kopiermenge vorab ein Probedruck erfolgen. Somit kann der Kopierer so eingestellt werden, wie es für das jeweilige Vorlageblatt notwendig ist.

Wie bei Druckern sollte man bei Kopieren immer darauf achten, dass die Originalfarbe des Herstellers verwendet wird. Günstige Alternativen könnten dafür sorgen, dass der Toner innerhalb des Gerätes verschmiert und der Kopierer aufwendig gereinigt und gewartet werden muss. Wer die originale Farbe direkt vom Hersteller bezieht, läuft keine Gefahr, dass zusätzliche Kosten entstehen.

Ein herkömmlicher Farbkopierer arbeitet in der Regel digital nach einem Laserdruckverfahren. Beim Kauf eines derartigen Druckers sollte immer darauf geachtet werden, dass das eingebaute Druckwerk eine gute Qualität hat. Mit dem Druckwerk wird die Farbe auf das Papier gebracht. Besonders günstig ist eine Multi Pass Technik. Bei dieser Technik wird jede Farbe einzeln auf das Papier gedruckt. Das hat nicht nur Einfluss auf die Geschwindigkeit, sondern auch auf die Lautstärke des Gerätes. Kopierer, die mit einer Single Pass Technik ausgestattet sind, bringen alle Farben gleichzeitig auf das Papier.

Gleichzeitig sind diese Kopierer dafür geeignet, um aus einer Schwarz-Weiß Vorlage eine farbige Kopie zu erstellen. Bei einer einfachen Vorlage geht dieser Vorgang sehr schnell. Bei einem komplexen Dokument dagegen wird etwas Zeit benötigt.

Bei einer komplexen Vorlage sollte die Bearbeitung über den PC erfolgen. Hier erstrecken sich noch viel mehr Möglichkeiten, um ein Dokument auf die eigenen Bedürfnisse abzustimmen. Kontraste, Schärfe und Farben können über einen PC einfacher eingestellt werden. Gleichzeitig können einige Bereiche ausgetauscht bzw. zugeschnitten werden.

 

Welche Ausstattung sollte ein Kopiergerät haben?

Wenn viele Kopien benötigt werden, dann besteht häufig auch ein hoher Anspruch auf eine schnelle Geschwindigkeit. Bei allen Geräten wird ähnlich wie bei Druckern die Geschwindigkeit in Seiten pro Minute angegeben. Papier kann in DIN A5 oder DIN A4 gedruckt werden. Für die Bearbeitung von Dokumenten oder andere Größen an Papier gelten jeweils andere Werte.

Bei der Druckgeschwindigkeit sollte ebenfalls beachtet werden, dass in der Regel die erste Kopie etwas länger dauert, als die folgenden Abzüge. Das liegt vor allem daran, dass die Vorlage erst eingelesen oder verarbeitet werden muss.

Moderne Kopierer können auch während eines Kopiervorgangs eingelesene Vorlagen bearbeiten. Das hat den Vorteil, dass die Lesbarkeit der Dokumente verbessert wird. Das kann zum Beispiel durch das Hinzufügen von Bemerkungen und Wasserzeichen der Fall sein. Für diese Arbeitsschritte wird ein Mindestmaß an Speicher benötigt. Ansonsten könnten einige Funktionen gar nicht genutzt werden.

Schiefe Vorlagen können über die meisten Kopierer problemlos in Form gebracht werden. Um ein Papier richtig anzulegen, stehen zusätzliche Skalierungen auf der Glasfläche des Kopierers zur Verfügung. Besonders praktisch ist ein Duplex Druck. Mit diesem Verfahren kann eine Vorlage beidseitig kopiert werden. Dieser Arbeitsschritt kann nur ausgeführt werden, wenn das Gerät über einen ausreichend großen Zwischenspeicher verfügt. Schließlich müssen beide Seiten gescannt und gespeichert werden. Weiterhin ist eine Dokumentenzufuhr sehr wichtig. Hiermit wird jedes Blatt Papier ganz automatisch weiter transportiert. Das hat den Vorteil, dass ein Büroangestellter nicht die ganze Zeit am Kopierer verweilen muss.

 

Vergleich Laser- und Tintenstrahlkopierer

Tintenstrahl Kopierer:

  • langsamer als ein Laserkopierer
  • höhere Druckkosten
  • niedrige Wartungskosten
  • niedrige Anschaffungskosten
  • schlechteres Schriftbild
  • bessere Fotowiedergabe
  • keine Umweltbelastung
  • niedriger Geräuschpegel
  • Farbdruck möglich (Standardfunktion)

Laser Kopierer:

  • schnelle Druckgeschwindigkeit (25 Seiten pro Minute und schneller)
  • niedrige Druckkosten
  • höhere Wartungskosten
  • höhere Anschaffungskoten
  • bessere Schriftbildwiedergabe
  • schlechtere Fotowiedergabe
  • hohe Ozon- und Feinstaubbelastung
  • hoher Geräuschpegel während des Betriebes
  • Farbdruck ist möglich, aber teuer

 

Vorteile bei vielen Druckvorlagen

Wenn täglich viele Blätter an die unterschiedlichsten Mitarbeiter kopiert und verteilt werden sollen, dann sollte der Kopierer über folgende Funktionen verfügen:

  • Beidseitige Bedruckung
  • Hohe Anzahl an Papierfächer
  • Schneller Kopiervorgang
  • Großes Fach für Papier

Durch die vielen Fächer können alle Kopien sauber sortiert werden. Sie müssen nur noch aus den einzelnen Fächern entnommen und den entsprechenden Mitarbeitern ausgehändigt werden. Eine große Anzahl an Papierfächer bietet also viele Vorteile.

Moderne Geräte können nicht nur genutzt werden, in dem die Blätter sauber auf die Glasplatte des Gerätes platziert werden, sondern auch über einen Schnelleinzug. Hierbei wird das Blatt in den oberen Bereich des Gerätes eingeführt und schnell vom Kopierer eingezogen. Innerhalb von Sekunden befinden sich im Ausgabefach die entsprechenden Kopien.

 

Ist ein Multifunkionsdrucker eine gute Alternative?

Für kleine Büros und eine private Nutzung ist die Anschaffung eines sogenannten Multifunktionsdruckers sehr sinnvoll. Sie bieten gleich mehrere Funktionen in einem. Neben drucken, scannen, faxen und kopieren ist es möglich, dass der Drucker aus dem Netzwerk betrieben wird. Das hat den Vorteil, dass der Drucker gleich von mehreren Arbeitsplätzen aus angesteuert werden kann.

Nachteile eines All-in-One-Druckers:

  • Kein intensives und zahlreiches Kopieren möglich
  • Langsame Druckgeschwindigkeit
  • Hoher Preis (wenn die Kosten pro Seite errechnet werden)

Beim Kauf eines All-in-One Gerätes ist es daher besonders wichtig, dass Kosten und Nutzen gegeneinander abgewogen werden. Wenn nur einzelne Kopien von unterschiedlichen Arbeitsbereichen benötigt werden, ist ein derartiges Gerät genau richtig.

 

Mitdenken – Kosten senken

Neben dem Anschaffungspreis eines Kopierers sollten auch die laufenden Kosten beachtet werden. Wie teuer ist der Toner? Wie viel Strom wird benötigt?

Alte Geräte gelten häufig als Stromfresser. Ein energieffizientes Gerät kann hierbei Abhilfe schaffen. Auch ein bewusster Umgang mit dem Kopierer kann helfen, Energien und Kosten zu sparen.

TIPP: Wird ein Kopierer kurzfristig nicht benötigt, dann sollte er komplett ausgeschaltet werden. Wenn er zwischendurch immer wieder zum Einsatz kommt, sollte zumindest die Standby Taste gedrückt werden. Der Kopierer befindet sich in diesem Fall im Ruhemodus.

Ein Kopierer ist während eines Arbeitstages häufig stark gefordert. In den meisten Betrieben ist er zwischen 7.00 und 18.00 Uhr im Dauerbetrieb. Bei einem Standby-Modus sollte man sich immer bewusst sein, dass das Gerät trotzdem noch Strom verbraucht.

Der Strom wird bei einem Kopierer auch im Standby Modus für die elektrische Beheizung der Fotoleitertrommel benötigt. Nur so steht er sofort zur Verfügung, wenn er benötigt wird. Ohne eine ausreichende Beheizung der Trommel ist kein optimales Druckbild möglich.

Eine Stromsparfunktion sorgt dafür, dass die Betriebstemperatur des Gerätes herunter gefahren wird. Gleichzeitig bedeutet dass, das die Startzeit des Kopierers verlängert wird.

Für eine hohe Druckqualität sollte der Kopierer eine Stunde vor Nutzung eingeschaltet werden. Eine Steuerung über eine Zeitschaltuhr kann Abhilfe schaffen. Nach Betriebsschluss schaltet sich somit der Stromkreis vollständig ab. Pünktlich vor Dienstbeginn fährt der Kopierer seine Leistung entsprechend hoch. Bei Bedarf kann aber auch eine einfache Steckerleiste mit Kippschalter verwendet werden.

Energieverbrauch bei verschiedenen Betriebszuständen

  • Aus: Das Gerät benötigt keinen Strom, da es vollständig vom Stromnetz getrennt ist.
  • OFF: Das Geräte ist abgeschaltet. Es verbraucht trotzdem noch Strom über einen Trafo oder über ein externes Netzteil
  • Energiespar-Modus: Über die Einstellungsoption kann festgelegt werden, in welchem Intervall sich das Gerät automatisch in den Energiespar-Modus schaltet.
  • Ruhezustand: Das Gerät ist eingeschaltet und befindet sich in einer Art Warteposition. Sobald ein Knopf betätigt wird, kehrt der Kopierer in den Betriebszustand zurück.
  • ON: Das Gerät steht einsatzbereit zur Verfügung. In diesem Zustand benötigt das Gerät am meisten Strom (ca. 52,5 kWh/a).

 

Worauf sollte beim Kauf eines Kopierers geachtet werden?

Viele Händler locken mit Schnäppchenangeboten. Bei einem Kauf sollte unbedingt auf eine hohe Qualität und saubere Verarbeitung Wert gelegt werden. Ein vermeintlich günstiger Kopierer kann sich im Nachhinein als Kostenfalle entpuppen. Das können zum Beispiel ein ineffizienter Standby-Modus oder hohe Kosten für Druckerpatronen sein. Gerade qualitativ schlechtere Modelle führen zu hohen Stromkosten.

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